نظام الأرشفة الإلكترونية DMS

  (Document Management System) وهو نظام متكامل لإدارة الملفات وأرشفتها وإستخدامها في التراسل الداخل بين الإدارات ويتميز بالأداء القوي ومرتبط بنظام يعمل علي معالجة الصور من الأسكنر. وأفضل مميزات هذا النظام أنه يعمل علي الشبكة الداخلية وعلي شبكة الإنترنت Web Base حيث يمكن ربط فروعكم مهما بعدت بالنظام

 

 

 

 

 

 

مميزات النظام:-

  • السهولة في استخدام النظام من قبل الإدارة والمستخدمين.
  • معالجة الصورة وهي من اقوي مميزات النظام حيث يمكن عند اجراء مسح المستند عبر الماسحة الضوئية من معالجة الصورة من حيث وضعها أو تفتيح لون الوثيقة لاظهار النص المكتوب عليها أو ازالة بعض التشوهات في الصورة حتى يتم حفظ المستند بافضل وضعية قراءة فيما بعد.
  • النظام يعمل عن طريق الشبكة الداخلية أو علي شبكة الانترنت ( أونلاين ) مما يساعد الجهات التي لديها فروع بربط النظام بين فروعها أو اقسامها عن طريق شبكة الانترنت.
  • يعمل النظام لدي الشركة التي لها عدة شركات تابعة لها أو عدة انشطة وتعد تلك من المميزات الرائعة في النظام.
  • صلاحيات واسعة لمدير النظام من حيث وصول المستخدمين حيث يتم منح المستخدم صلاحيات للوصول الي منطقة معينة في النظام دون غيرها أو لمستندات معينة أو لقسم معين دون غيره وتعتبر تلك من المميزات القوية في النظام للتحكم في الوصول الي المستندات.
  • عمليات البحث والفهرسة هي من المميزات الرائعة في النظام حيث تتم فهرسة كل وثيقة مع مضمونه ومحتوياته، ويمكن البحث فيها مع النص الكامل والاستفسارات المنطقية. يمكن للمستخدمين الجمع بين عدة معايير للبحث.
  • يدعم النظام القراءة من أي نوع من أنواع الماسحات الضوئية.
  • يمكن ربط النظام بنظام إدارة المهام الإدارة Workflow حيث يمكن تمرير المستندات عبر هذا النظام للمستخدمين وفق المهام الإدارية مما يساعد علي بناء نظام داخل المؤسسة أو الشركة يمكن من خلاله تبادل المستندات والمهام عبر النظام بالكامل ودون الحاجة الي التعامل الورقي.
  • فهرسة الوثائق. قراءة / كتابة جميع صيغ الصور (JPG، PNG، BMP، TIFF، GIF) وPDF أو حتى Word.
  • سير العمل حيث يجعل تصميم سير العمل أسهل. يمكن للمستخدمين إصدار طلبات العمل إلى مجموعات أذن أو المستخدمين. كل خطوة من خطوات العمل للتخصيص بالكامل ويمكن وضعها لإرسال إعلامات البريد الإلكتروني.
  • التعليقات فمن الضروري في كثير من الأحيان إرفاق ملاحظات أو تعليقات على وثيقة من أجل تقديم معلومات إضافية للمستخدمين، وعلاوة على ذلك تلك الملاحظات والتعليقات يمكن أن تكون أجزاء من نظام التحكم في الإصدار.
  • إنشاء / تحديث / حذف: يتم التعامل مع كامل دورة حياة الوثيقة التي النظام.
  • إنشاء نسخة: يتم تعيين إصدار الوثائق المخزنة تلقائيا، لمزيد من الأمن ومنع فقدان البيانات.
  • السرية والأمان عند استخدام النظام حيث يطبق النظام اعلي معايير الأمان وسلامة البيانات والمستندات وعدم الوصول إليها إلا عبر المستخدمين المخول لهم الدخول والتعامل مع المستندات مع تقديم تقارير عن المستخدمين ودخولهم للنظام
Support